Le vrac d’archives en Afrique : concepts, problématiques, méthodes et solutions

Les doctorants de la Chaire Unesco « Les archives au service des nations et des sociétés africaines » lancent un appel à communication dans le cadre de la deuxième édition de leur journée d'études consacrée aux archives en Afrique. Cette édition a pour thème : « Le vrac d'archives en Afrique : concepts, problématiques, méthodes et solutions ». ARGUMENTAIRE : Le « vrac », tel que défini dans le dictionnaire Le Robert, réfère à l'état de quelque chose qui est « pêle-mêle, sans être arrimé et sans emballage », autrement dit un état de désordre(Le Robert, s. d.). Il désigne également un état où des éléments qui sont censés être ensemble se retrouvent isolés au point de rendre leur assemblage difficile, voire impossible. C'est donc un terme qui peut être utilisé dans presque tous les domaines de connaissance pour désigner un état de chose qui est en « détail », inapproprié et difficile à maîtriser, auquel il conviendrait de trouver des solutions particulières. En ramenant le terme à l'univers de l'archivistique, le vrac reste fidèle à son sens initial. Il s'agit d'un état d'archives en désordre, non identifiées, ou isolées de leur contexte de création, rendant ainsi impossible leur exploitabilité. C'est généralement le cas des archives numériques dont le nom des fichiers n'est pas normalisé(Jullien & Vasseur, 2024, p. 19). Le vrac d'archives ou le vrac archivistique est : « un fonds présenté, non classé et dont l'origine peut ne pas être identifiable. Plus concrètement, ce sont des tas de documents éparpillés, mélangés, non organisés retrouvables à plusieurs endroits. Ils se retrouvent généralement dans un magasin, dans ou sous les escaliers, dans les sacs, au grenier, dans les armoires... Le vrac en archivistique concerne également les fichiers informatiques qui peuvent se trouver éparpiller sur les serveurs. Mal nommé ou mal indexé, un fichier peut facilement se perdre dans les multitudes de documents. »(Elisha, 2023) L'expression « vrac d'archives » est donc employée pour désigner une réalité dans l'univers des archives qui entrave la maîtrise et l'exploitabilité de l'information. Pour Marie Anne Chabin, et de manière tangible, « un vrac d'archives (papier) est un amoncellement de boîtes et de cartons plus ou moins en bon état, contenant des registres traçant des événements ou la vie de personnes et de lieux, des factures périmées, des contrats égarés, des courriers oubliés, des brouillons abandonnés, des copies éculées, des analyses toujours pertinentes, des notes dépareillées, de la documentation inusitée, etc., tout cela dans le plus grand désordre, désordre initial (le contenu des cartons fait suite au vidage d'armoire d'un collaborateur qui a quitté le service) ou désordre ultérieur (par suite des manutentions successives) (Chabin, 2016)» De ce fait, le vrac d'archives échappe aux méthodes et aux principes traditionnels de gestion des archives, mettant ainsi les archivistes en grandes difficultés en ce qui concerne la maîtrise et la gestion de l'information. Plusieurs professionnels se sont intéressés à la problématique de la gestion du vrac d'archives notamment ceux du magazine Archimag à travers ses capsules vidéo sur le sujet(Association des archivistes Français, s. d.). Cela montre clairement que le vrac d'archives, tant physique que numérique, est une préoccupation majeure pour les professionnels nécessitant une approche méthodique pour y faire face. Par ailleurs, on oppose généralement le « vrac d'archives » au « dossier d'archives » qui est ordinairement l'unité de base en archivistique. En s'appuyant sur le fait que l'archiviste va à l'encontre de la constitution logique ou organique des dossiers selon Sabine Mas et Louise Gagnon-Arguin(Mas & Gagnon-Arguin, 2003), Ogui et. all. affirment : « Ainsi, il ne fait plus un travail professionnel, mais devient un simple trieur de documents ; ses compétences ne lui permettent que de prendre en charge le vrac, c'est-à dire des documents non regroupés en dossiers, qu'il reçoit pêle-mêle. »(Ogui et al., 2020, p. 34) Le vrac d'archives est donc conçu par opposition au dossier d'archives et trouve ses causes, à la fois, dans la manière de travailler de l'archiviste et dans la manière dont les producteurs conçoivent et gèrent leurs documents. Le vrac d'archives résulte aussi d'une situation d'anarchie où les procédures et les textes contraignants sont quasi existants. S'ajoute à cela, le facteur humain qui constitue un obstacle notamment en termes de manque de personnel qualifié et de la résistance des producteurs face aux recommandations des archivistes pour construire des fonds organisés, dès la création des documents. En Afrique, le vrac d'archives reste un sujet majeur et sa gestion un problème permanent que les pouvoirs publics tentent, par diverses politiques, de gérer. Dans les administrations publiques, le vrac d'archives est généralement présenté sous deux formes : d'un côté un passif documentaire accumulé et délaissé depuis des années, de l'autre côté des documents produits au quotidien, utilisés et rangés par leurs producteurs sans la prise en compte des règles archivistiques. Cela montre que le vrac archivistique en Afrique continue d'exister et qu'il y aura encore du passif documentaire pour lesquels des « projets d'apurement » vont être mis en œuvre. Cette situation questionne ainsi les professionnels sur les origines du vrac d'archives : Pourquoi le vrac d'archives dans les administrations africaines existe-t-il toujours ? Le vrac d'archives numériques et le vrac d'archives physiques posent-ils les mêmes problèmes ? Quelles spécificités pour le vrac numérique ? Que fait l'archiviste africain face au vrac d'archives ? Quelles sont les solutions que proposent les pays africains pour résorber et au mieux éradiquer le vrac d'archives ? Quels défis à surmonter pour garantir la gestion du vrac d'archives ? Peut-on en finir avec le vrac d'archives ? Cette journée d'études permettra d'explorer la problématique du vrac d'archives à travers ses enjeux, ses répercussions sur la pratique archivistique en Afrique et sur l'efficacité des administrations africaines, ses défis, ainsi que les approches à adopter pour éliminer le vrac d'archives.